VERSIE 2026-11-07.1 · ZAKELIJKE BEDRIJFSSOFTWARE
Pakket, gegevens
en verantwoordelijkheden.
Deze afspraken horen bij Luna Inkoopregie en vullen de bestaande zakelijke abonnementsvoorwaarden aan. De leverancier is Drukkerij Robine B.V., handelend onder Luna Groep, KvK 08029317, btw NL808764925B01. Geregistreerd adres: Duistervoordseweg 71, 7391 CB Twello. Correspondentie: Engelenburgstraat 46, 7391 AM Twello. Contact: info@lunagroep.nl, 085 226 2113.
1. Uw abonnement
Het besteloverzicht toont het gekozen pakket, het maandbedrag, de inbegrepen capaciteit en de minimale contractwaarde. Bedragen zijn exclusief btw. U betaalt vooraf per maand via de bestaande betaalroute. Er geldt een eerste vaste looptijd van twaalf maanden vanaf bevestigde betaling; daarna is het abonnement maandelijks opzegbaar. Standaardinrichting is inbegrepen. Opzeggen verloopt via info@lunagroep.nl, onder vermelding van bedrijfsnaam en bestelnummer, vóór de volgende verlengingsperiode. De vaste eerste looptijd blijft daarbij van toepassing.
De pakketlimieten gelden voor het aantal opgeslagen records in de volledige klantomgeving; het zijn geen maandelijkse tegoeden. Vestigingen verdeelt de capaciteit over maximaal vijf werkruimtes binnen hetzelfde abonnement en dezelfde eigenaarlogin. De maximale omvang van de gegevensbestanden is 8 MB. Uitbreidingen vereisen een afzonderlijke afspraak. De pakketgegevens in uw bevestigde bestelling blijven leidend.
2. Wat de software doet
U registreert leveranciers, contractafspraken, positieve nettofacturen en offerteaanvragen. De software berekent opzegsignaleringen vanuit de ingevoerde kalenderdagen, vergelijkt facturen met een volledige afgesproken periode en vergelijkt offertebedragen voor dezelfde hoeveelheid en leveringsomvang. CSV-import, JSON-export en PDF-rapporten horen bij de beschreven functionaliteit. Alle inhoudelijke controles gebruiken de door u aangeleverde gegevens.
U beoordeelt zelf contractinterpretatie, btw, creditnota's, verbruik, staffels, indexatie, leveringskwaliteit en de juistheid van documenten. Een bronverwijzing bewijst niet dat het document is onderzocht. Een berekend prijsverschil is geen gerealiseerde besparing. Een geregistreerd akkoord ondertekent geen overeenkomst en voert geen bestelling uit.
In deze versie zijn geen automatische SnelStart- of andere boekhoudsynchronisatie, leveranciersbenadering, telefonie, contractopzegging, bestellingen of betalingen opgenomen. Dergelijke uitvoeringen vragen een afzonderlijke aansluiting en opdracht. Voor deze controlefuncties worden geen inkoopdossiers naar een externe AI-dienst verzonden.
3. Toegang en gebruik
De eigenaar van de bestelling krijgt toegang via de bestaande Luna-inlog met een tijdelijke eenmalige code. U houdt het zakelijke e-mailaccount en bestelnummer onder uw eigen beheer en deelt geen sessie of toegangscode. Luna controleert eigendom en abonnementsstatus op de server. Elke klantomgeving heeft afzonderlijke gegevensbestanden. Vestigingswerkruimtes binnen één abonnement vallen onder dezelfde eigenaar.
Nieuwe wijzigingen vereisen een geactiveerde werkplek en bevestigde betaaltoegang. Een onbekende betaalstatus wordt niet als bewezen wanbetaling aangemerkt. Bestaande gegevens blijven voor de bevoegde eigenaar leesbaar en exporteerbaar tijdens een gebruikspauze. Een gebruikspauze beëindigt het contract niet automatisch. De overeengekomen beëindigings- en exportafspraken uit de algemene voorwaarden blijven gelden.
4. Verwerkersbijlage
Waar Luna persoonsgegevens in de inkoopomgeving namens u verwerkt, bent u verwerkingsverantwoordelijke en is Luna verwerker. De verwerkingsverantwoordelijke is de onderneming uit het besteloverzicht; de opgegeven contactpersoon en het zakelijke e-mailadres zijn de contactgegevens voor instructies. De in de bestelling vastgelegde aanvaarding van deze versie en het documentkenmerk worden bij de bestelling bewaard.
| Onderwerp en doel | Het beschikbaar stellen, beveiligen en ondersteunen van uw eigen leveranciers-, contract-, factuur- en offertedossiers. |
|---|---|
| Aard van de verwerking | Opslaan, structureren, vergelijken, teruggeven, exporteren en uitvoeren van gecontroleerde verwijderopdrachten. |
| Categorieën gegevens | Zakelijke contactnamen en e-mailadressen, bedrijfsgegevens, contractkenmerken, datums, bedragen, bronverwijzingen en door u ingevoerde bewijsnotities. |
| Betrokkenen | Uw contactpersonen, medewerkers en zakelijke contactpersonen bij uw leveranciers, voor zover u deze vastlegt. |
| Duur | De duur van de dienstverlening en de noodzakelijke afwikkeling en teruggave of verwijdering volgens uw opdracht en de overeenkomst. |
Instructies en beperking
Luna verwerkt dossiergegevens uitsluitend voor de gedocumenteerde opdracht en gebruikt ze niet voor reclame, eigen modellen of training voor andere klanten. Geef alleen gegevens op waarvoor u een geldige grondslag en opdracht heeft. Bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke dossiers, betaalkaartgegevens, wachtwoorden, geheime sleutels en identiteitsdocumenten horen niet in deze werkplek. Als een instructie mogelijk in strijd is met toepasselijke gegevensbeschermingsregels, informeert Luna u en pauzeert zo nodig de betreffende verwerking.
Beveiliging en vertrouwelijkheid
De beveiligingsmaatregelen van deze versie omvatten HTTPS voor de publieke klantomgeving, tijdelijke sessies, eenmalige toegangscodes, controle van de besteleigenaar, servercontrole van mutaties, CSRF-bescherming, gescheiden gegevensmappen per abonnement, beperkte bestandsrechten, invoerlimieten en registratie van wijzigingen. Alleen personen die voor uitvoering of beheer toegang nodig hebben, mogen deze gebruiken en zijn tot vertrouwelijkheid verplicht. Beveiligingsmaatregelen worden passend gehouden bij de werkelijke verwerking.
Hosting en andere partijen
De applicatie draait op de bestaande door Luna beheerde VPS bij TransIP. TransIP wordt voor hosting ingezet als subverwerker. Voor deze dossiercontroles wordt geen externe AI-dienst ingezet. Stripe verwerkt bestel- en betaalgegevens via de afzonderlijke betaalroute; uw leveranciersdossiers worden daarvoor niet aan Stripe doorgegeven. De feitelijke rol bij de betaling volgt de toepasselijke betaal- en privacyafspraken. Nieuwe subverwerkers of wijzigingen met gevolgen voor de bescherming van uw dossiers worden vooraf gemeld, zodat u een gemotiveerd bezwaar kunt maken en partijen een passende oplossing afspreken. Een overdracht waarvoor aanvullende wettelijke waarborgen nodig zijn, vindt pas plaats nadat die zijn vastgelegd.
Rechten, incidenten en controle
Luna ondersteunt, rekening houdend met de aard van de verwerking en beschikbare informatie, de afhandeling van rechtenverzoeken en uw verplichtingen rond beveiliging, incidenten en noodzakelijke gegevensbeschermingseffectbeoordelingen. Luna meldt een bekend geworden inbreuk in verband met uw persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging aan uw opgegeven contactpersoon, met beschikbare informatie over aard, betrokken gegevens en maatregelen. Aanvullende informatie volgt zodra beschikbaar.
Luna stelt informatie beschikbaar die nodig is om de naleving van deze verwerkersafspraken aan te tonen en werkt mee aan redelijke controles of audits. Partijen stemmen een veilige werkwijze af die gegevens van andere klanten beschermt. Deze afspraken beperken de bevoegdheden van een toezichthouder niet.
Export en verwijdering
De eigenaar kan gegevens uit de werkplek exporteren. Bij het einde van de verwerking worden gegevens naar uw keuze teruggegeven of verwijderd volgens de overeenkomst, tenzij een wettelijke bewaarplicht verdere opslag vereist. De algemene voorwaarden voorzien in een exportperiode van dertig dagen na de einddatum. Een verwijderverzoek vanuit de werkplek wordt als verzoek geregistreerd; de knop geeft geen bevestiging dat gegevens al fysiek zijn verwijderd. Luna verifieert de instructie, voert de toepasselijke verwijdering uit en legt de afwikkeling vast. Resterende back-upkopieën worden tegen actief hergebruik afgeschermd en in de afwikkeling betrokken. Bestel- en factuurgegevens waarvoor een afzonderlijke wettelijke bewaarplicht geldt, worden apart behandeld.
5. Bij vragen
Neem contact op via info@lunagroep.nl met uw bedrijfsnaam en bestelnummer. Algemene bepalingen over ondersteuning, gebreken, aansprakelijkheid en geschillen staan in de vooraf beschikbare zakelijke abonnementsvoorwaarden. Deze bijlage bevat geen certificeringsclaim of garantie op besparingen.